Digitalisierung von Prozessen einer internationalen Organisation

Die Digitalisierung von geschäftsrelevanten Prozessen war eine zentrale Anforderung für das Redesign der Webplattform www.seedtest.org. Unser langjähriger Kunde, die ISTA – International Seed Testing Association, macht damit einen grossen Schritt in Sachen digitaler Transformation.

ISTA Mock Up 2 min

Die Internationale Vereinigung für Saatgutprüfung wurde 1924 gegründet. Sie entwickelt standardisierte Saatgutprüfverfahren, erleichtert den Handel mit Qualitätssaatgut und leistet einen wertvollen Beitrag zur Ernährungssicherheit. Mehr als 130 der Mitgliedslaboratorien sind von der ISTA akkreditiert und berechtigt, ISTA-Zertifikate auszustellen. Die Mitglieder sind Wissenschaftler und Analytiker aus Universitäten, Forschungszentren und Saatgutprüflabors aus 83 Ländern und verschiedenen Wirtschaftszweigen. Die Zusammenarbeit mit einer solchen internationalen Organisation, mit Projektmitarbeitenden aus verschiedenen Ländern und Kulturen, war eine der Herausforderungen in diesem Projekt, insbesondere in Bezug auf die gesetzten Ziele und Termine, konnte aber aufgrund einer guten Projektorganisation auf beiden Seiten sehr gut gemeistert werden.

Einfache Benutzerf├╝hrung

Die Webplattform dient einerseits der Informationsverbreitung andererseits ist sie ein wichtiges und effizientes Kommunikationsinstrument der internationalen Organisation. Da die Zielgruppe sehr unterschiedliche technische Voraussetzungen mitbringt, war eine zentrale Anforderung, dass die Website sehr einfach zu bedienen ist, optimierte Ladezeiten aufweist und dennoch modern, frisch und emotional daherkommt.

ISTA Mock Up 1 min

Herausforderung Datenhandling

Eine Herausforderung einer internationalen Organisation ist es immer wieder, Daten sauber zu managen. Beispielsweise das Einladungsmanagement für Fachkongresse. Mit dem Relaunch können sich die Mitglieder nun direkt auf der Website für eine Veranstaltung in einem mehrstufigen Anmeldeverfahren, welches auch die Einreichung von wissenschaftlichen Papers beinhaltet, registrieren. Die Daten aller Mitglieder werden über eine angebundene Schnittstelle mit der Webseite synchronisiert. Informationen zu einzelnen Komitees sind in einer Datenbank abgelegt und können in wenigen Schritten mit weiterführenden Inhalten angereichert werden.

ISTA Mock Up 3 Member min

Digitalisierung von Prozessen

Auf der neuen Website www.seedtest.org können sich Mitglieder aber nicht nur für die internationalen Kongresse anmelden, sondern auch eine Akkreditierung vornehmen und benötigte Zertifikate bestellen. Im Moment werden die Zertifikate noch physisch ausgestellt, jedoch ist die Absicht in einem nächsten Schritt auch digitale Zertifikate einzuführen.

ISTA Mock Up 6 min

User Centered Design Ansatz

Um die Bedürfnisse und Anforderungen der Zielgruppe von ISTA abzuholen und zu verstehen, sind wir auch in diesem Relaunch nach unserem bewährten UCD-Ansatz vorgegangen. In mehreren Workshops wurden Ausgangslage, Projektziele, Personas und funktionale Anforderungen erarbeitet. Die Erkenntnisse wurden in User Stories festgehalten und daraus ein erster Papier-Prototyp erstellt und feinjustiert. Dabei wurde der Fokus auf das wirklich Notwendige gelegt und überflüssige Features bereits in dieser Phase reduziert. So konnte bereits in der Papier-Prototyp-Phase eine Lösung erarbeitet werden, welche wirklich den Bedürfnissen der Zielgruppe entspricht. Diese Ergebnisse wurden mit dem Kunden diskutiert und schliesslich abgenommen. Als nächster Schritt wurden klickbare Wireframes erstellt und diese wiederum einem Usability Review unterzogen und iterativ feinjustiert. Am Ende bestand ein erster visueller Plan der neuen Webplattform, der durchgeklickt und somit getestet werden konnte. Im finalen Konzeptionsschritt wurde dann von MySign das Visual Design, also die fertige Benutzeroberfläche, ausgearbeitet..

Ziele des Kunden und Bed├╝rfnisse der Endnutzer im Fokus

Mit diesem iterativen Vorgehen und dem Einbezug des Kunden konnte sichergestellt werden, dass einerseits die Projektziele des Kunden im Fokus stehen, die Plattform aber auch den Bedürfnissen und Anforderungen der Zielgruppen gerecht wird und unnötige Features frühzeitig identifiziert und weggelassen werden konnten, bevor sie hohe Kosten in der Entwicklung verursachen und am Ende von den Benutzern gar nicht genutzt oder verstanden werden.

Hohe Zufriedenheit bei allen Stakeholdern

Es hat sich einmal mehr gezeigt, dass die Konzeptphase mit einem UCD-Prozess zwar etwas umfangreicher ist und länger dauert, dies aber in Bezug auf das Gesamtprojekt Kosten (für unnötige Funktionen) spart und die Zufriedenheit mit dem Resultat bei allen Beteiligten Stakeholdern massiv erhöht.